Оставить заявку

Заявка

Ваш e-mail необходим для обратной связи
Спасибо, заявка отправлена.

Мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.

Узнайте подробности по телефону: +7 495 545-48-40, 8 800 500-12-76 или напишите нам по адресу info@lement.pro
  • Статьи и примеры
  • Примеры настройки Lement Pro
  • Папки
  • Папки документов
|
This site in other languages: English Русский

Принципы настройки папок документов аналогичные настройкам папок задач. Поэтому, если вы уже освоились с папками задач  в разделе Папки задач, то и с документами разобраться труда не составит.

Но всё же мы разберём несколько примеров, чтобы показать - как именно можно использовать данные возможности в работе.

Примеры настройки:

Пример 1. Доступ к регламентам, приказам и маркетинговым материалам. Самый простой и вместе с тем очень полезный пример - создание общих папок с материалами, которые всегда должны быть под рукой если не у всех, то у многих сотрудников компании. Например, регламенты по отделам, приказы по отделам и по компании, различные маркетинговые материалы и прочие документы, актуальные версии которых так сложно найти без использования системы.


Для каждого типа документа можно сделать отдельную папку и указать только этот тип. Далее - группировка по полю которое настроено для документа как выделяющее его подтип. Например, если это "Стандарт", то скорее всего для такого типа документа нужен следующий выбор из списка:

  • Стандарт организации
  • Регламент
  • Инструкция
  • ГОСТ
  • СНиП
  • Методические рекомендации
  • Положение



Типы стандартов можно продолжить в зависимости от типа вашей компании.


По такому же принципу можно делать и другие типы документов. Например, если это маркетинговые материалы для распространения, то как минимум это может быть:

  • Брошюра
  • Презентация
  • Сертификат
  • Свидетельство
  • Патент
  • Прочее

В конечном итоге система будет отображать настроенные вами папки следующим образом.


Пример 2. Договоры и акты компании. Для договоров и актов компании понадобятся разные папки. Кроме того, так как "Договор с заказчиком" и "Договор с поставщиком" - это разные типы документов, то выглядеть в итоге настройка для каждой отдельной папки будет следующим образом.


А выглядят уже настроенные папки с нужными для вас группировками следующим образом.


Пример 3. Входящая и исходящая корреспонденция. Папки с входящей и исходящей корреспонденцией не отличаются по настройкам от папок для договоров и актов, но в данном случае также можно применить нужную вам группировку. Например, группировка "Проект", чтобы видеть все письма, разложенные по проектам.


Пример 4. Проектная документация. Если ваша компания занимается разработкой проектной документации (или же вы принимаете проектную документацию от другой компании - например, являясь инвестором или девелопером), то с помощью системы можно автоматически группировать проектную документацию по таким параметрам как "Стадия" или "Раздел ПД".


Как видите, мы сначала сделали группировку "Проект", а затем "Стадия".

Пример 5. Просроченные документы. В Lement Pro добавлена возможность не только отправки любых типов документов на согласование, но и указания срока, к которому документ должен быть согласован или подписан. Если документ не был согласован или подписан к указанному сроку, документ можно считать просроченным. Группировать такие документы очень просто - достаточно указать галочку "Согласование или подписание просрочено". Также желательно сделать группировку по "Тип", а затем "Автор" и "Проект".


Есть вопросы? Звоните! +7 495 545-48-40 (Россия)+7 777 210-60-40 (Казахстан)

////

© Все права защищены | Элемент