Оставить заявку

Заявка

Ваш e-mail необходим для обратной связи
Спасибо, заявка отправлена.

Мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.

Узнайте подробности по телефону: +7 495 545-48-40, 8 800 500-12-76 или напишите нам по адресу info@lement.pro
  • Статьи и примеры
  • Примеры настройки Lement Pro
  • Запросы на изменения
|
This site in other languages: English Русский

Данный пример мы рассмотрим в целом. Перед ознакомлением с данным примером рекомендуется изучить Пример формирования процесса по разработке, согласованию документа и отправки документа на исполнение и Процесс АОСР.

В этом материале мы подробно рассмотрим обработку запросов на изменения в проектной документации. Это цепочка из входящего письма, подготовки и отправки коммерческого предложения, подготовки и согласования договора, а также разработки проектной документации по нужным разделам. Весь этот набор действий, состоящий из задач, документов и проекта, проводится в системе Lement Pro. На выходе оформленная проектная документация отправляется заказчику в виде исходящего письма.

Шаг 1. Проектная компания получает запросы на внесение изменений в проектную документацию. Даже если запрос был направлен в бумажном виде, зачастую он дублируется по электронной почте. В этом случае варианта два: секретарь может зарегистрировать входящее письмо в Lement Pro самостоятельно или это может быть сделано автоматически системой Lement Pro при обработке конкретного почтового адреса. В обоих случаях будет зарегистрировано входящее письмо, которое отправится по заранее заданному маршруту.

При регистрации входящего письма нужно заполнить обязательные поля и прикрепить файлы к карточке.



Шаг 2. Входящее письмо согласно маршруту попадает к директору в виде задачи на рассмотрение. Директор рассматривает письмо, адресует задачу ГИПу, указывая плановую дату завершения и оставляет задачу у себя на контроле, чтобы в любой момент времени можно было отслеживать текущие действия и результаты.



Дата завершения может быть указана не сразу, а рабочая группа может быть изменена в дальнейшем.

Шаг 3. ГИП ставит подзадачи по отработке конкретных замечаний. Это может быть одна подзадача, а может - несколько, если отрабатывающих замечания специалистов несколько (например, разные специалисты отвечают за разные разделы ПД). В каждой задаче регистрируются запросы на изменения: указывается номер запроса, название запроса, описание, состояние (Принято/Принято частично/Отклонено). Есть и дополнительное поле Комментарий, в котором специалист указывает свой ответ по конкретному запросу.



Все запросы на внесение изменений будут отображаться в поставленных задачах (завершённые будут автоматически зачёркиваться).

Шаг 4. По итогам отработки замечаний ГИП выгружает все замечания в файл Excel по шаблону пояснительной записки. После этого ГИП ставит секретарю задачу по отправке исходящего письма.



Все запросы на изменения отображаются в отдельном пункте меню и могут быть выгружены в MS Excel.

Шаг 5. Секретарь регистрирует карточку исходящего письма, на основании которой автоматически формируется само исходящее письмо. Письмо с пояснительной запиской направляется на подписание директору компании.



Такие типовые документы, как исходящие письма или акты выполненных работ, можно формировать автоматически с помощью возможностей системы.

Что даёт внедрение такого подхода:

1. В любой момент времени РП, ГИП или любой другой специалист, обладающий соответствующими правами в системе Lement Pro, может отследить все запросы в работе, определить все сложности и дать свои комментарии, в том числе удалённо, будучи в командировке или на объекте.

2. Сэкономленное при переходе на такую схему работы время составляет от 8 до 24 часов в месяц, в зависимости от типа конкретного специалиста, задействованного в работе. Экономия возникает за счет сокращения издержек путем сокращения/ликвидации управленческих совещаний, времени на подготовку и проверку отчётов о выполненной работе, сбор информации и анализ с целью принятия управленческих решений, согласование и подписание документов, выдачу поручений, а также поиск корпоративной информации.

3. Каждый из обработанных запросов (как и любая другая поставленная задача или отправленный на согласование документ) может учитываться в системе премирования, которая также может быть гибко настроена в системе Lement Pro.

Есть вопросы? Звоните! +7 495 545-48-40 (Россия)+7 777 210-60-40 (Казахстан)

////

© Все права защищены | Элемент